SmartFLOW

ระบบการจัดการและขออนุมัติเอกสารออนไลน์

ปัจจุบันในหลายองค์กรเริ่มมีการ digital transformation และงานที่เป็นหัวใจหลักของแต่ละองค์กรที่มีความสำคัญต่องานอื่นๆเลยก็คืองานเอกสาร การเปลี่ยนรูปแบบงานเอกสารจากรูปแบบเดิมมาเป็นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (paperless) เพื่อให้การทำงานสะดวกและตอบโจทย์มากขึ้นในยุคปัจจุบันจึงถูกหยิบมาเป็นก้าวแรก ๆ ในการเริ่ม Transform รูปแบบการทำงานขององค์กร ซึ่งหลายคนอาจจะคุ้นเคยกับคำว่า e-document หรือ e-workflow นั่นเอง

SmartFLOW ระบบสร้างและอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

สร้าง – ขออนุมัติ – จัดเก็บเอกสาร ได้เพียงปลายนิ้ว ไม่ต้องกังวลเรื่องการติดตามสถานะเอกสาร หรือไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับความล่าช้าเนื่องจากผู้มีอำนาจอนุมัติเอกสารไม่อยู่อีกต่อไป ด้วยระบบ SmartFlow ที่สามารถจัดการได้ไม่ว่าที่ไหนหรือเวลาไหนก็ตาม นอกจากนี้ยังแปลงเอกสารกองโตเป็นไฟล์จิ๋วพร้อมเรียกใช้งานได้เสมอ ด้วยระบบการจัดเก็บเอกสารสำคัญอย่างมีประสิทธิภาพในรูปแบบของ “เอกสารอิเล็กทรอนิกส์” สามารถสื่อสารผ่านระบบคอมพิวเตอร์ในระบบออนไลน์ได้อย่างรวดเร็ว ด้วยการใช้งานผ่าน Web Browser ได้ทั้งรูปแบบ Intranet และ Internet ควบคู่กับการแบ่งกลุ่มผู้ใช้งานได้หลากหลายผ่าน Username และ Password มาพร้อมกับ Feature น่าสนใจมากมาย

• ระบบการค้นหา ที่สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
• จัดเก็บบนระบบ Cloud System ปลอดภัยด้วยมาตรฐาน ISO27001 และประหยัดพื้นที่จัดเก็บ
• สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข และจัดเก็บเอกสาร โดยการแยกหมวดหมู่เอกสารของเอกสารได้
• กำหนดการแจ้งเตือนวันหมดอายุของเอกสารได้ เช่น เอกสารสัญญาหรือหนังสือค้ำประกันของธนาคาร เป็นต้น
• ลดความสับสนในการส่งขออนุมัติ โดยสามารถเลือกสายอนุมัติได้จาก สายงานอนุมัติมาตรฐานตามโครงสร้างขององค์กรที่กำหนดได้ในระบบ
• มีระบบตรวจสอบและยืนยันเอกสาร ไม่สามารถปลอมแปลงเอกสารได้
• ตรวจสอบประวัติเอกสารย้อนหลังได้
• จัดทำเอกสารได้ตามรูปแบบมาตรฐานขององค์กร โดยการเลือกใช้รูปแบบที่กำหนดไว้ (Template)
• สามารถส่งอีเมลสำเนาเอกสารไปให้บุคคลอื่นได้