What’s RPA ?

RPA คืออะไร ทำงานอย่างไร

Robotic Process Automation (RPA)

RPA หรือ Robotic Process Automation เป็นเทคโนโลยีที่เกิดจากการรวมกันของการนำ Robot หรือหุ่นยนต์ มาทำงานในรูปแบบของ Process หรือกระบวนการทำงานโดยเลียนแบบพฤติกรรมการทำงานต่างๆ ของมนุษย์ไม่ว่าจะเป็นการนำข้อมูลจากระบบหนึ่งไปคีย์ข้อมูลใส่ให้กับอีกระบบหนึ่ง โดยมีรูปแบบการทำงานที่มีขั้นตอนอย่างชัดเจน ไม่ซับซ้อน ตรงไปตรงมา ซึ่งปริมาณงานมีจำนวนมากทำให้ใช้เวลาในการทำงานมากตามไปด้วย จากนั้นRobot จะนำการทำงานแบบนี้มาพัฒนาในรูปแบบที่มีความเป็น Automation เพิ่มมากขึ้นโดยRobot สามารถทำงานได้ด้วยตัวRobot เอง100% หรือบางProcess อาจจะต้องมีมนุษย์มาทำงานร่วมกันกับ Robot ได้อีกด้วย 

RPA เข้ามาช่วยองค์กรพัฒนาการทำงานภายในองค์กรให้มีมาตรฐานและมีระบบการทำงานที่มีความเป็นระเบียบมากขึ้น ซึ่งจะช่วยลดความผิดพลาดในการทำงานของมนุษย์ซึ่งทำให้ได้งานที่มีคุณภาพและปริมาณเพิ่มมากขึ้นโดยใช้เวลาในการทำงานน้อยลงมากกว่า 50% ซึ่ง Robot สามารถทำงานได้มากกว่ามนุษย์ถึง3เท่าหรือ24ชั่วโมงนั่นเอง โดยไม่มีปัจจัยต่างๆมาเกี่ยวข้อง เช่น ลางาน, ป่วย และ ค่าใช้จ่ายต่างๆที่เพิ่มขึ้นเช่น โบนัส, ค่าเดินทางและค่าโทรศัพท์ เป็นต้น 

ประเภทของ Robot RPA

RPA แบ่งการทำงานของ Robot ออกเป็น 2 ประเภทตามการใช้งานดังนี้ 

• Unattend Robot เป็น Robot ที่ทำงานแบบอัตโนมัติได้ตลอด24ชั่วโมง เหมาะกับประเภทของงานที่มีปริมาณงานจำนวนมาก ขั้นตอนไม่ซับซ้อน ไม่ต้องมีการตัดสินใจที่ซับซ้อนหรือต้องมีปัจจัยภายนอกมาเกี่ยวข้อง และเป็นกระบวนการที่ต้องใช้เวลานานในการทำ 

• Attend Robot เป็น Robot ที่ทำงานโดยการรับคำสั่งจากมนุษย์ หรืองานประเภทที่ต้องมีการกระทำร่วมกับมนุษย์ เหมาะกับงานประเภทที่ต้องการการตัดสินใจ หรือการapproved จากมนุษย์ร่วมด้วยเพื่อให้ได้งานตามเวลาที่กำหนด 

RPA เหมาะกับงานแบบไหน

• งานที่มีรูปแบบการทำงาน ขั้นตอน ที่ชัดเจน ไม่ซับซ้อน  
• งานที่มีปริมาณจำนวนงานมากๆ ในแต่ละวัน 
• งานที่ต้องใช้เวลาในการทำนาน 
• งานที่ต้องใช้จำนวนคนในการทำมากกว่า1คน 
• งานที่ต้องทำตลอด 24ชั่วโมง 

ตัวอย่าง Process การทำงานที่เหมาะกับ RPA 

• การนำข้อมูลจากระบบหนึ่งไปคีย์ข้อมูลใส่ให้อีกระบบหนึ่ง เช่น การสร้างข้อมูลของลูกค้าในระบบ ERP, CRM 
• การอ่านข้อมูลที่ได้รับจากลูกค้าในรูปแบบของ Email และนำข้อมูลไปประมวลผลต่อเช่นการทำ summary report สรุปยอดขายของทางทีม Marketing 
• การนำข้อมูลจาก Source ต่างๆเช่น ERP มาทำเป็น Documentในรูปแบบต่างๆเช่นการออกใบกำกับภาษี 
• การMonitoring case support ต่างๆของทีม Operation และนำไปเปิดเป็น Incident ticket 
• การนำข้อมูลจาก Website ที่เกี่ยวข้องมาทำการวิเคราะห์ในรูปแบบต่างๆ เช่น ข้อมูลสินค้าเพื่อทำการเปรียบเทียบกับคู่แข่ง 

ประโยชน์ที่ได้รับจาก RPA 

• ลดความผิดพลาดจากการทำงานของมนุษย์ 
• ลดเวลาการทำงานและเพิ่มปริมาณงานได้มากขึ้น 
• ทางด้าน Security ลดโอกาสที่ข้อมูลของจะรั่วไหลและลดโอกาสของพนักงานที่จะเข้าถึงข้อมูลได้น้อยลง 
• RPA ช่วยองค์กรให้สามารถขับเคลื่อนธุรกิจไปในทางที่ดีขึ้นโดยปรับปรุงและพัฒนาการทำงานขององค์กรให้มีรูปแบบและมีประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น 
• ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานได้อย่างมากรวมถึงเพิ่มมูลค่า ROI ให้กับองค์กร