TechTalkThai เว็บไซต์ที่รวบรวมข่าวสารเกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่ ๆ และ IT ที่ใช้งานระดับองค์กร นำเสนอบทความเกี่ยวกับ brainergy Digital Technology “ก้าวแรกสู่ Digital Transformation”
“การตอบรับ Digital Transformation ในยุคนี้ ที่ถ้าหากเริ่มช้า “เรา” อาจเป็นผู้ที่ถูกโลกทิ้งไว้ข้างหลัง “
แล้วหัวใจสำคัญสำหรับก้าวแรกในการช่วยนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาช่วยการทำงานคืออะไร และมี Solution ใดบ้าง ที่ brainergy พัฒนามาเพื่อปูทางเป็นก้าวแรกสู่การ Transform ขององค์กรให้สำเร็จ

จากการที่เรา Brainergy ซึ่งเป็นผู้ให้บริการด้าน Digital Services ได้มีโอกาสให้บริการนำเทคโนโลยีเข้าไปช่วยแก้ปัญหาการทำงานต่าง ๆ ให้กับองค์กรต่าง ๆ ที่มีความหลากหลายทั้งวัฒนธรรมองค์กรและประเภทธุรกิจ ตั้งแต่บริษัทขนาดกลาง จนถึงระดับองค์กรขนาดใหญ่

สิ่งที่เราพบว่าเป็น Pain point เบื้องต้นหรือพื้นฐานปัญหาที่สามารถส่งผลกระทบไปถึงขั้นตอนอื่น ๆ ที่องค์กรส่วนใหญ่พบเจอคล้ายกันนั้นเริ่มจาก“งานเอกสาร” นั่นเอง

ปฏิเสธไม่ได้ว่า งานเอกสารที่มักเป็นการเริ่มต้นของทุกกระบวนการทำงานของทุกองค์กร มีความจำเป็นและสำคัญทั้งในแง่การสื่อสาร การประสานงาน การวางแผนธุรกิจในอนาคต และเป็นตัวส่งต่อการทำงานไปยังลำดับถัดไป ไปจนถึงเป็นหลักฐานสำคัญที่สามารถใช้ในแง่กฎหมายด้วย แต่งานเอกสารนั้นมีความยุ่งยาก และมีขั้นตอนที่ซับซ้อนมากมาย แถมยังเสี่ยงต่อการชำรุด เสียหาย หรือ สูญหายได้ง่ายมาก ๆ อีกด้วย

แน่นอนว่า เมื่อทุกองค์กรมีเอกสารธุรกิจที่ต้องทำมากมายแล้วนั้น สิ่งที่ตามมาเลยก็คือ ต้นทุนต่าง ๆ ในการจัดทำ ไม่ว่าจะเป็น ต้นทุนกระดาษ ต้นทุนการพิมพ์ ต้นทุนการขนส่ง ต้นทุนการเก็บรักษา(ค่าดูแลและค่าพื้นที่จัดเก็บ) ต้นทุนบุคลากร และที่สำคัญที่สุดคือ “ต้นทุนเวลา” ที่เป็นหนึ่งในหัวใจสำคัญของการประกอบธุรกิจ

Brainergy ตระหนักถึง Pain point ขององค์กรเหล่านั้น จนเกิดเป็นการพัฒนาไปสู่การคิดค้น Service Solution ที่ตอบโจทย์การทำงานแต่ละองค์กรให้สามารดึงศักยภาพการทำงานขององค์กรออกมาให้ได้สูงสุด

“Paperless” หรือการลดการใช้กระดาษ โดยเปลี่ยนเอกสารให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และเปลี่ยนวิธีการทำงานเอกสารมาทำบนระบบออนไลน์นั้น คือหัวใจสำคัญสำหรับก้าวแรกในการช่วยนำเทคโนโลยี ดิจิทัล มาช่วยการทำงานเลยก็ว่าได้ พร้อมตอบรับ Digital Transformation ในยุคนี้ ที่ถ้าหากเริ่มช้า “เรา” อาจเป็นผู้ที่ถูกโลกทิ้งไว้ข้างหลัง

ไม่เพียงแต่จะสามารถลดต้นทุนต่าง ๆ จากการทำงานเอกสารในรูปแบบกระดาษแบบเดิมแล้ว ยังมีความปลอดภัยทั้งในแง่ เอกสารไม่ชำรุด เสียหาย สูญหาย และในแง่ความปลอดภัยของข้อมูลที่บุคคลอื่นไม่สามารถเข้าถึงหรือปลอมแปลงเอกสารได้ ด้วยระบบยืนยันตัวตนที่ได้รับมาตรฐานความปลอดภัยระดับสากล โดยเน้นไปที่การใช้งานที่ง่าย สะดวก และเพราะเข้าใจการทำงานของระบบการทำงานขององค์กรในประเทศไทยเป็นอย่างดี

ด้วย 3 บริการของเรา ที่ถูกคิดพัฒนามาอุดช่องโหว่ของปัญหาเหล่านั้น ทั้งยังปูทางเป็นก้าวแรกสู่การ Transform ขององค์กรให้สำเร็จอีกด้วย

1. SmartFLOW ระบบการจัดการและขออนุมัติเอกสารออนไลน์
สร้าง – ขออนุมัติ – จัดเก็บเอกสาร ได้เพียงปลายนิ้ว ไม่ต้องกังวลเรื่องการติดตามสถานะเอกสาร หรือไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับความล่าช้าเนื่องจากผู้มีอำนาจอนุมัติเอกสารไม่อยู่อีกต่อไป ด้วยระบบ SmartFlow ที่สามารถจัดการได้ไม่ว่าที่ไหนหรือเวลาไหนก็ตาม นอกจากนี้ยังแปลงเอกสารกองโตเป็นไฟล์จิ๋วพร้อมเรียกใช้งานได้เสมอ ด้วยระบบการจัดเก็บเอกสารสำคัญอย่างมีประสิทธิภาพในรูปแบบของ “เอกสารอิเล็กทรอนิกส์” สามารถสื่อสารผ่านระบบคอมพิวเตอร์ในระบบออนไลน์ได้อย่างรวดเร็ว ด้วยการใช้งานผ่าน Web Browser ได้ทั้งรูปแบบ Intranet และ Internet ควบคู่กับการแบ่งกลุ่มผู้ใช้งานได้หลากหลายผ่าน Username และ Password มาพร้อมกับ Feature น่าสนใจมากมาย เช่น

ระบบการค้นหา ที่สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
จัดเก็บบนระบบ Cloud System ปลอดภัยและประหยัดพื้นที่จัดเก็บ
สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข และจัดเก็บเอกสาร โดยการแยกหมวดหมู่เอกสารของเอกสารได้
กำหนดการแจ้งเตือนวันหมดอายุของเอกสารได้ เช่น เอกสารสัญญาหรือหนังสือค้ำประกันของธนาคาร เป็นต้น
ลดความสับสนในการส่งขออนุมัติ โดยสามารถเลือกสายอนุมัติได้จาก สายงานอนุมัติมาตรฐานตามโครงสร้างขององค์กรที่กำหนดได้ในระบบ
มีระบบตรวจสอบและยืนยันเอกสาร ไม่สามารถปลอมแปลงเอกสารได้
ตรวจสอบประวัติเอกสารย้อนหลังได้
จัดทำเอกสารได้ตามรูปแบบมาตรฐานขององค์กร โดยการเลือกใช้รูปแบบที่กำหนดไว้ (Template)
สามารถส่งอีเมลสำเนาเอกสารไปให้บุคคลอื่นได้
นอกจากนี้ ยังสามารถต่อยอดใช้ในงานเอกสารทั้งหมดขององค์กรให้สามารถใช้งานอยู่บนแพลตฟอร์มเดียวกันได้อีกด้วย

2. SmartTAX ระบบจัดทำและนำส่งข้อมูลภาษีอิเล็กทรอนิกส์ไปยังกรมสรรพากร
ปฏิเสธไม่ได้ว่า เรื่องเอกสารภาษีคือหนึ่งในเรื่องเอกสารที่มีความซับซ้อนและยุ่งยากที่สุด แต่ทุกปัญหาจะหมดไปและง่ายยิ่งขึ้นด้วย SmartTAX ระบบบริการแบบครบวงจร ที่จะช่วยคุณจัดการตั้งแต่การจัดทำจนถึงนำส่งภาษีไปยังกรมสรรพากรในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice and e-Receipt) โดย Brainergy ได้รับการรับรองมาตรฐานจาก สพธอ.(ETDA) ให้เป็น Service Provider หรือผู้ให้บริการนำส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แทนผู้ประกอบการ เชื่อมต่อระบบงานกับกรมสรรพากรนั่นเอง เพิ่มความมั่นใจ ปลอดภัย ด้วยระบบการจัดการ และอุปกรณ์จัดเก็บ Certificate Authority ที่ได้รับมาตรฐาน

ลดต้นทุนค่าใช้จ่ายทางบัญชี การเงิน ปริมาณการใช้กระดาษและการจัดส่งเอกสาร
สามารถจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบและมีระเบียบตั้งแต่ขั้นตอนการจัดทำเอกสารจนถึงขั้นตอนการชำระภาษีสำหรับองค์กรธุรกิจ
ลดการสูญหาย และการเสียหายของเอกสาร
ระบบการยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์มีความน่าเชื่อถือและเป็นไปตามมาตรฐานที่กรมสรรพากรกำหนด
สามารถออกเป็นข้อมูลรายงานได้ทันที
มีความปลอดภัยของข้อมูลในทุกขั้นตอน

3. SmartSIGN ระบบลงลายมือชื่อดิจิทัล
เพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วยระบบยืนยันตัวตนแบบดิจิทัล และป้องกันการเข้าถึงข้อมูลจากผู้ไม่ประสงค์ดี ด้วยระบบ “ลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)

ปลอดภัยยิ่งขึ้นด้วยระบบ SSL Certificate (การเข้ารหัสข้อมูล เพื่อเพิ่มความปลอดภัยในการสื่อสารหรือส่งข้อมูลบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต)
ลงลายมือชื่อดิจิทัลได้อย่างรวดเร็ว ทุกที่ ทุกเวลา
ตรวจสอบได้ว่าผู้ส่งข้อมูลมีตัวตนอยู่จริง เพิ่มความมั่นใจให้กับคู่ค้าทางธุรกิจ
เชื่อถือได้ เป็นที่ยอมรับทางกฎหมาย
สามารถตรวจสอบข้อมูลและสถิติการลงลายเซ็นได้
Digital Transformation ไม่เพียงแต่จะเป็นสิ่งช่วยพัฒนาการทำงานภายในองค์กรที่ตอบโจทย์ในโลกปัจจุบันแล้ว ยังสามารถช่วยเพิ่มศักยภาพในการช่วยให้องค์กรวางแผนธุรกิจในอนาคต หรือขยายขอบเขตการให้บริการไปยังลูกค้าขององค์กรได้อีกด้วย เป็นการเปลี่ยนแปลงที่ช่วยให้ทุกฝ่ายเติบโตไปพร้อมกัน